Рассылка из 1С Бухгалтерия
Часто работа бухгалтера связана с взаимодействием с контрагентами: контролировать, вовремя ли оплачены счета, подписаны ли накладные и акты, сверять взаиморасчеты. По счетам требуется постоянный контроль, по каким из них приближается дата оплаты, а какие уже просрочены. Подписание документов может стать настоящей головной болью, ведь зачастую для этого приходится напоминать аккаунт-менеджерам, чтобы те несли документы, а они забывают. Это особенно актуально, если услуги, предоставляемые клиентам, оплачиваются ежемесячно.
Как не утонуть в счетах и собрать дебиторку?
Узнаем на примере уведомлений в компании Майндбокс.
Данные: из выставленных клиентам счетов, графы «Срок оплаты», «Оплата».
Время рассылки: за 2 дня (рабочих) до времени оплаты.
Адресат: email клиента
Сообщение с вложением счета:
«Напоминаем вам о неоплаченном счете, срок оплаты которого истечет ….
Счет … от …
Компания «…»
Это письмо отправлено автоматически из учетной системы. Если у вас есть вопросы по нему, вы можете
задать их ответным письмом, или позвонив по телефону … … …, наши аккаунт-менеджеры вам помогут»
Данные: используются данные из актов, графа «Подписан». Два условия — есть акты со статусом «Не
подписан», от даты акта прошло больше месяца.
Время рассылки: раз в месяц, в первый вторник, в 10
Адресат: email клиента
Сообщение со вложенным актом:
“По данным учетной системы от вас не вернулся подписанный акт(ы)
Акт … от …
Акт … от …
Просим вернуть наши экземпляры приложенных актов или распечатать акт(ы) во вложении, подписать,
поставить печать и выслать нам.
Адрес для отправки: …
Компания «…»
Это письмо отправлено автоматически из учетной системы. Если у вас есть вопросы по нему, вы можете
задать их ответным письмом, или позвонив по телефону … … …, наши аккаунт-менеджеры вам помогут»
Данные: из выставленных клиентам счетов, графы «Срок оплаты», «Оплата».
Время рассылки: ручная отправка.
Адресат: email клиента
Сообщение с вложением счета:
«Направляем вам счет на оплату. Срок оплаты ….
Счет … от …
Компания «…»
Это письмо отправлено автоматически из учетной системы. Если у вас есть вопросы по нему, вы можете
задать их ответным письмом, или позвонив по телефону … … …, наши аккаунт-менеджеры вам помогут»
Данные: из сформированных в системе актов сверки.
Время рассылки: ручная отправка.
Адресат: email клиента
Сообщение с вложением акта сверки:
«Направляем вам акт сверки ….
Акт сверки … от …
Компания «…»
Это письмо отправлено автоматически из учетной системы. Если у вас есть вопросы по нему, вы можете
задать их ответным письмом, или позвонив по телефону … … …, наши аккаунт-менеджеры вам помогут»
Письма клиентам способны приносить дополнительную пользу. Приведенные примеры сообщений на языке маркетинга называются “транзакционными”, т.к. формируются на основе предстоящих или прошедших событий. Открываемость таких писем близка к 100%, ведь они содержат важную для адресата информацию. Поэтому добавление рекламы товаров и услуг компании в эти письма станет действенным средством повышения продаж.
Другой пример рассылок из 1С:Бухгалтерии — массовая отправка документов контрагентам
Выберите документ (например, счет или акт) и вариант ручной отправки.
Укажите получателя, это будет контрагент в данном случае.
Настройте шаблон сообщения — вы можете включать в тело письма любые поля документов и связанных данных, выводить таблицы, использовать преобразования текста (обращаться по имени отчеству, использовать номер документа «на печать» и т.д.)
Приложите к письмам печатные формы, а также любые другие файлы.
Как результат, просто выделите в списке нужные счета или акты и одним кликом отправьте их контрагентам.