Рассылка счетов из 1С

Если ваша компания имеет большой документооборот и деятельность сопряжена с выставлением большого числа счетов, незаменимым помощником будет расширение 1С Директ Маркетинг. Выполнение рутинных задач, в том числе рассылка счетов из 1С упростится и будет приносить удовольствие, а клиенты будут получать профессионально оформленные письма с вложением счета.

Настройка автоматической или ручной рассылки счетов

Директ Маркетинг позволяет решить задачу рассылки счетов из 1С тремя способами:

1. Ручная отправка выделенных счетов
2. Отправка счета при проведении документа
3. Рассылка счетов по расписанию

Рассмотрим каждый из способов подробнее.

Ручная отправка выделенных счетов

При ручной отправке создается соответствующая настройка, где указывается:

• тип документа: для УТ (КА, ERP) это Заказ клиента, для Бухгалтерии предприятия — Счет на оплату
• вариант генерации сообщения — в данном случае «вручную»
• адресат: контрагент (партнер), или контактное лицо контрагента
• шаблон сообщения с возможностью добавления любых полей из документа и печатные формы для отправки

После сохранения настройки в форме счетов на оплату появятся команды для отправки:

Можно выделить один или более счетов и нажать на команду. Это будет команда непосредственной отправки, если нужно сразу отправить документы, или с предпросмотром.

В окне предпросмотра каждое сообщение можно отредактировать перед отправкой:

Шаблонизатор сообщений Директ Маркетинг довольно мощный — вы можете использовать произвольный HTML для писем в фирменном стиле, вставлять в шаблон любые поля данных из 1С, вставлять таблицы — например, товары по счету.

Директ Маркетинг отслеживает результат отправки. Вы увидите в 1С детальный трекинг писем: прочитал ли получатель письмо, переходил ли по ссылкам, или письмо не дошло.

Отправка счета при проведении документа

Если нужно отправлять счета сразу, при проведении документа, достаточно в предыдущем варианте заменить способ отправки «Вручную» на «При проведении». В остальном все настройки идентичны.

Документы будут отправляться немедленно после отправки.

Чтобы письма не дублировались при перепроведении документов, Директ Маркетинг предусматривает опцию контроля повторной отправки.

Рассылка счетов из 1С по расписанию

Следующий уровень автоматизации — автоматическая отправка счетов по расписанию. Допустим, компания оказывает периодические услуги и в конце месяца создает большое количество счетов на оплату своим клиентам. В этом случае удобно настроить расписание отправки.

Настройка будет отличаться от предыдущих вариантов, это уже триггерная рассылка.

Здесь система выберет все счета, удовлетворяющие выбранным условиям, например, документы определенной организации за текущий месяц. После этого сформирует письма и разошлет адресатам. Отправка осуществляется в фоне, автоматически по заданному расписанию:

Настройка адресата и шаблона сообщения для этого случая по прежнему проста и не отличается от предыдущих вариантов транзакционной отправки.

Какие рассылки можно настроить с помощью расширения?

Расширение 1С Директ Маркетинг позволит значительно упростить решение рутинных задач, связанных с отправкой контрагентам счетов, накладных, актов:
— Добавить к письму любое вложение (накладную, счет, акт)
— Добавить шаблон для автоподстановки имени получателя и других полей
— Отправить рассылку по расписанию (например, если необходимо регулярно проверять наличие подписанных актов)
— Возможна групповая рассылка счетов по электронной почте сразу нескольким адресатам
— Настройка отправки смс из 1с при выставлении счета
— Создать автоматическое уведомление менеджера, бухгалтера об оплате счета контрагентом
— Любые другие сценарии автоматических рассылок и уведомлений