Воронка сбора дебиторской задолженности или как настроить робота-коллектора в 1С

Почему контроль дебиторской задолженности важен для бизнеса и какова здесь роль бухгалтера

Дебиторская задолженность — это обязательства клиентов по оплате вашей организации. Сама по себе дебиторская задолженность не является проблемой, компания вполне может осуществлять продажи в кредит согласно своей политики обслуживания клиентов и поведения на рынке. Сложности начинаются, если нарушаются сроки оплаты, определенные договорами с клиентами.

Когда деньги зависают в неоплаченных счетах, страдают оборотные средства, начинаются кассовые разрывы, тормозятся закупки, срываются выплаты, падает устойчивость компании.

Важно выстроить прозрачную систему контроля сроков оплаты и по возможности автоматизировать вопросы сбора дебиторской задолженности, рассылок документов и уведомлений о долге — как правило, это всё ложится на плечи одного-двух специалистов бухгалтерии. Работа с дебиторской задолженностью и претензионная работа может быть чётко выстроенной и автоматической — прямо внутри 1С. Без рутины и без выгорания. С контролем на каждом этапе.

Воронка сбора дебиторской задолженности: 4 шага автоматизации в 1С

Предлагаем фирменную методику сбора дебиторской задолженности, отработанную в ходе более 100 внедрений на предприятиях различного профиля. Мы назвали этот подход «воронкой сбора дебиторской задолженности» — по аналогии с воронкой продаж. Ведь как и в продажах клиент проходит путь от холодного лида до оплаты, так и должник — от первого напоминания до полного закрытия счёта.

Эта методика — не теория, а практика. Её применяют и крупные дистрибьюторы, и небольшие компании, где нет отдельного отдела взысканий. Особенно востребована она там, где важно выстроить эффективное управление дебиторской задолженностью — быстро, без IT-отдела и с минимальными затратами.

Внутри 1С создаётся робот-коллектор на базе расширения Директ Маркетинг, который берёт на себя все этапы — от писем-напоминаний об оплате, до формирования актов сверки и претензий по просроченной задолженности. В итоге выстраивается законченный процесс, важность которого сложно переоценить.

Шаг 1: Напомните заранее — получите оплату вовремя

Система автоматически напомнит об оплате счетов за несколько дней до наступления даты оплаты.

Директ Маркетинг будет ежедневно по расписанию собирать счета, срок оплаты которых наступит через заданное число дней, и отправлять email с напоминанием контрагентам со счётом во вложении. В 1С Бухгалтерии 3.0 используется реквизит счетов на оплату «Оплата до». В 1С ERP (КА, УТ) — график платежей по заказу покупателя (договору, накладной). В УНФ — дата оплаты в документе «Счёт на оплату».

Почему важно напоминать об оплате? Большинство просрочек возникает не из-за злого умысла, а по банальной причине: клиент забыл, письмо потерялось, счёт не увидел. Одно автоматическое напоминание — и платёж поступает без лишних звонков и затрат рабочего времени.

Данная рассылка полезна не только с точки зрения сбора платежей: клиенты будут благодарны за заботу и вовремя доставленную информацию, повысится лояльность – очень важно, что ваша услуга не прекратится безмолвно.

ПРИМЕР-КЕЙС

Один из пользователей решил внедрить напоминания из 1С за 3 дня до даты оплаты. Результат — 80% платежей стали поступать вовремя, без единого звонка. Для клиента это тоже удобно: он получает письмо с вложенным счётом, всё под рукой. А для вас это часть выстроенной системы управления дебиторской задолженностью.

Большая часть клиентов совершит оплату на этом этапе, получив письмо. Расширение Директ Маркетинг умеет отслеживать доставку и прочтение писем. Если письмо не доставлено, или не прочтено, будет задействована каскадная рассылка – аналогичное сообщение отправится через WhatsApp, Telegram или SMS. Если и в этом случае клиент не отреагирует, система покажет таких контрагентов, чтобы можно было связаться с ними другим способом.

Пользователи Директ Маркетинг об автоматических напоминаниях клиентам

ООО «Аминистратор Профи»

Не знаем, как мы жили без вашей программы. Гораздо легче стало собирать абонентскую плату — клиенты сами ответными письмами отправляют платёжки. Бухгалтерия не тратит время на обзвоны.

“

Шаг 2: Дайте клиенту шанс — напомните еще раз

По разным причинам клиент может не успеть оплатить счёт вовремя. В этом случае последует второе аналогичное напоминание об оплате, но уже после наступления срока.

Иногда люди просто не увидели письмо. Уехали в отпуск. Попали в больницу. Или письмо с напоминанием ушло в спам. Автоматическая рассылка напоминаний клиентам через несколько дней — это шанс закрыть долг без напряжения и санкций. Этот шаг помогает отсеивать забывчивость от реальной проблемы платежеспособности.

Пример формулировки письма:
«Уважаемый Иван Иванович! Возможно, вы пропустили наше предыдущее сообщение. Просим вас проверить счёт №123 от 10.04.2025 на оплату. Если платёж уже произведён — просто проигнорируйте это письмо».

Кроме ежедневной проверки счетов на оплату можно выстроить и более вариативный процесс – Директ Маркетинг это позволяет – собирать все счета со сроком оплаты за неделю и отправлять контрагенту общее письмо с таблицей счетов в теле письма.

Шаг 3: Фиксируем задолженность — сообщаем официально

Если договор с клиентом не предусматривает предоплату, то после отгрузки товара или оказания услуги возникает дебиторская задолженность клиентов.

В 1С Бухгалтерии система по расписанию проверит сальдо 62 счёта и при наличии долга отправит письма клиентам с уведомлением о задолженности и напоминанием об оплате. В УТ 11, КА, ERP, УНФ система проверяет остатки по регистрам расчётов.

Это уже не просто вежливое напоминание — это формализация долга. Такое уведомление должника о долге — важная часть документооборота и предварительный шаг к взысканию. Оно помогает выстроить внутренний контроль дебиторской задолженности: вы фиксируете факт долга в системе и подтверждаете, что клиент извещён.

Шаг 4: Претензионная работа

Если дебиторская задолженность просрочена, простыми напоминаниями уже не обойтись. В этом случае рекомендуется направить клиенту официальную претензию в рамках досудебного урегулирования — письмо более строгого содержания с описанием возможных штрафных санкций и ссылками на соответствующие пункты договора.

В 1С Бухгалтерия Директ Маркетинг проанализирует данные аналогично отчету «Задолженность покупателей по срокам долга» и автоматически сформирует акты сверки по просроченным долгам. Далее система разошлет письма-претензии с вложением актов сверки.

В УТ11, КА, ERP Директ Маркетинг использует данные отчета «Задолженность клиентов по срокам».

На этом этапе система уже не просто напоминает — она запускает процесс взыскания просроченной дебиторской задолженности. Письмо приобретает официальный характер: указывается сумма, срок просрочки, расчёт возможных пеней.

По статистике наших клиентов, такое уведомление о просроченной задолженности в корректной форме помогает урегулировать до 90% ситуаций до суда.

Это часть комплексного подхода к контролю и управлению дебиторской задолженностью, где каждый этап фиксируется, автоматизируется и документируется. А у бухгалтера все инструменты находятся под рукой.

Автоматические оповещения и рассылки из 1С: что ещё умеет расширение Директ Маркетинг

Директ Маркетинг умеет отслеживать доставку и прочтение писем

Письмо не дошло — деньги не пришли. Программа это увидит. Человек — не всегда.
Отслеживание доставки и прочтения писем делает процесс прозрачным и управляемым: вы точно знаете, открыл ли клиент счёт, получил ли уведомление о задолженности, проигнорировал, или не заметил.

А главное — у вас остаётся зафиксированное доказательство: клиент был извещён. Это особенно важно, если придётся обращаться в суд. Всё фиксируется автоматически. Никаких «мы вам звонили», «не видели письма» и «пришлите ещё раз».

Каскадные рассылки и отправка писем через сервисы

Если письмо не прочитано — рассылка через 1С не останавливается. Программа по заданному сценарию дублирует сообщение по более оперативному каналу — туда, где точно увидят. Email могут проигнорировать, но мессенджеры открывают до 98% получателей. Директ Маркетинг умеет работать с Email, SMS, WhatsApp и Telegram — это расширяет охват и повышает шансы на оплату.

В случае, если нужно отправлять большое количество писем, бесплатные почтовые сервисы не подойдут, здесь имеет смысл воспользоваться встроенной интеграцией с сервисами рассылки. Это обеспечивает быструю отправку неограниченного количества писем, полный трекинг результатов, контроль репутации домена и исключение попадания в спам.

Напоминания внутри компании

Кроме клиентов напоминания можно настроить и для сотрудников внутри компании. Ответственный сотрудник будет получать сообщения прямо внутри 1С в контексте счета на оплату (заказа клиента) или договора, что очень удобно для последующей обработки.

Эффективное управление дебиторской задолженностью: результат говорит за себя

Итоговая воронка принимает вид
Напоминание → Повторное уведомление → Фиксация долга → Претензия → Результат

Эта схема проста, логична и полностью встроена в 1С. Она не заменяет бухгалтера, но делает его работу точнее и спокойнее. Вы точно знаете, кто оплатил, кто — нет, и кому уже отправлена претензия по задолженности.

Выстроив такую систему, вы структурируете управление дебиторской задолженностью и претензионную работу в компании. Вы снимаете ручную нагрузку, снижаете риски и ускоряете поступление денег. Вы получаете полноценный процесс управления дебиторской задолженностью: напоминания, письма, мессенджеры, трекинг доставки, сценарии, автоматические уведомления, встроенные роботы в 1С.

Система решает ключевые проблемы управления дебиторской задолженностью, которые знакомы каждому бухгалтеру: потерянные письма, забытые сроки, неопределённость и ручной труд.

Результаты наших клиентов:

до 50 %

снижаются просроченные долги

на 15 %

ускоряется оборачиваемость дебиторской задолженности

20 часов/месяц

экономят бухгалтеры на создании и отправке документов контрагентам

до 90 %

счетов оплачивается после первого напоминания

Проведём демонстрацию:
покажем расширение в деле на примере вашей задачи, поможем с выбором тарифа и ответим на вопросы

Отправьте заявку, и мы свяжемся с вами

Нажимая на кнопку, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности

Свяжитесь с нами удобным способом: